Berichterstattung und Abrechnung

Der Lead-Partner ist verpflichtet, die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts u.a. durch eine adäquate Begleitung und Berichterstattung über die Projektfortschritte sicherzustellen. Dabei sollen die Ergebnisse einzelner Projektpartner qualitativ bewertet und ein Gesamtüberblick über die Projektumsetzung erstellt werden.

Die Projektbegleitung und Berichterstattung umfasst:

den sachlichen und finanziellen Fortschritt des Projekts: Wird das Projekt entsprechend dem Projektantrag und dem Maßnahmenplan durchgeführt? Erfolgt die Budgetumsetzung planmäßig? Werden die geplanten Projektziele erreicht? Werden die geplanten Outputs in der im Zeitplan festgelegten Frist geliefert? In den Auszahlungsantrag sind Informationen über den jeweils aktuellen Umsetzungsstand der Outputindikatoren aufzunehmen. Wenn der Outputindikator nicht als Teilwert genannt werden kann und erst am Projektende erreicht wird, ist in das Textfeld ein prozentualer Wert zur Darstellung des erreichten Fortschritts einzugeben;
Qualität der Verwaltung des Projekts: Ist die Struktur zur Projektverwaltung effizient und kann damit die entsprechende Qualität der Projektumsetzung gewährleistet werden?

Die wichtigsten Instrumente zur Begleitung der Projektdurchführung sind die Projektfortschrittsberichte der Projektpartner und der Auszahlungsantrag des Lead-Partners (Programmhanbuch, im Kapitel XI.3).

Programmhandbuch Version 4.

Die Berichtszeiträume umfassen jeweils ein Quartal eines Kalenderjahres:
− 1. Januar – 31. März
− 1. April – 30. Juni
− 1. Juli – 30. September
− 1. Oktober – 31. Dezember

Ein Projektfortschrittsbericht umfasst einen Berichtszeitraum und wird von jedem Projektpartner in elektronischer Form über das CST2021-System an die zuständige Kontrollinstanz innerhalb von 20 Kalendertagen nach dem Ende des jeweiligen Berichtszeitraums übermittelt.

Anlagen

Die Projektfortschrittsberichte werden von den Projektpartnern über das CST2021-System an die zuständige Kontrollinstanz übermittelt. Die Prüfung der Kosten wird auf Grundlage der erfassten Daten und Unterlagen durchgeführt, die dem Projektfortschrittsbericht beigefügt und an die Kontrollinstanz übersandt werden. (siehe PHB Pkt. XI.3.2). Um einen Überblick zu erlangen, welche Dokumente mit jedem Projektfortschrittsbericht einzureichen sind und welche beispielsweise nur bei der Abrechnung bestimmter Kosten erforderlich sind, wurde eine Übersicht erstellt, welche Sie hier finden:

Übersicht Anlagen zum Projektfortschrittsbericht (Link PDF-Datei). (pdf) 706.0 KB

Bitte beachten Sie, dass sich diese Übersicht auf die Anlagen für die Abrechnung der deutschen Projektpartner bezieht.

Abrechnung der Personalkosten:

Tätigkeitsprofile

Einheitssätze für Personalkosten bei deutschen Projektpartnern
veröffentlicht am 19.08.2024

Bei der Anwendung von Einheitssätzen für Personalkosten werden die bei dem deutschen Projektpartner für das Projekt beschäftigten Mitarbeiter/innen bestimmten Tätigkeitsprofilen zugeordnet. Diese Profile beziehen sich auf die im Projekt durchzuführenden Aufgaben und die dafür erforderlichen Kompetenzen bzw. das Verantwortungsniveau.

Eine Übersicht mit Beispielen für die Zuordnung von Arbeitsstellen zu den Tätigkeitsprofilen finden Sie in diesem Dokument:

Übersicht Beispiele Tätigkeitsprofile (pdf) 429.0 KB (pdf) 429.0 KB

Personalkostenbelegliste

Abrechnung von Personalkosten über Einheitssätze durch deutsche Projektpartner
veröffentlicht am 21.02.2025

Im Programm Interreg Polen-Sachsen werden die Personalkosten für deutsche Begünstigte als vereinfachte Kostenoptionen oder als Pauschalsatz abgerechnet (siehe PHB Pkt. X.4).

Folgende Varianten sind bei der Abrechnung von Personalkosten über Einheitssätze möglich:

1. die Abrechnung über monatliche Einheitssätze bei Personal mit festen monatlichen Arbeitszeitanteilen (Vollzeit/Teilzeit/feste Anteile) oder

2. die Abrechnung über Einheitssätze je Stunde bei Personal mit flexiblen Stundenanteilen. Mit jeder Abrechnung von Personalkosten ist die Belegliste einzureichen:
Belegliste zu Personalkosten

In dieser sind die einzelnen Mitarbeiter namentlich u. a. nach dem Tätigkeitsprofil und der Abrechnungsmethode (ggf. mit Stellenanteil) aufzuschlüsseln. In der zweiten Mappe ist zu beschreiben, welche Tätigkeiten die einzelnen Projektmitarbeiter im Abrechnungszeitraum erbracht haben.

Für die korrekte Übertragung in das CST2021-System wurde für Sie in der Personalkostenbelegliste eine Übersicht bereitgestellt, in der die zu erfassende Anzahl der Monate bzw. Stunden für den jeweiligen Projektfortschrittsbericht berechnet wird. Zur Berechnung der Anzahl der Sätze ist im Feld „JAHR bitte auswählen“ das entsprechende Jahr der Abrechnung auszuwählen. Sollten Sie ggf. zwei verschiedene Jahre zur Abrechnung bringen, steht Ihnen eine zweite Berechnungstabelle für die Anzahl der Sätze zur Verfügung.

Die Daten in der Personalkostenbelegliste müssen mit den Angaben zu den Einheitssätzen im Datenbereich Vereinfachte Kostenoptionen des CST2021-Systems übereinstimmen. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenerfassung im Abschnitt Einheitssätze erst nach der Erfassung in der Personalkostenbelegliste vorzunehmen und sorgfältig zu überprüfen. Die Personalkostenbelegliste ist obligatorisch und ist als Anlage mit dem Projektfortschrittsbericht in Excel einzureichen.
Hier finden Sie eine Beispielbelegliste für die Erfassung der Personalkosten

Stellenbeschreibung

Abrechnung von Personalkosten über Einheitssätze durch deutsche Projektpartner

aktualisiert am 06.09.2024

Bei der ersten Abrechnung des Beschäftigten im Projekt legt der Begünstigte eine
Stellenbeschreibung mit Angabe des Vor- und Zunamens, der Funktion, der Aufgaben, dem zugeordneten Tätigkeitsprofil, dem Stellenanteil und der Einsatzdauer im Projekt vor. Die Stellenbeschreibung dient der Kontrollinstanz als Beschäftigungsnachweis und muss daher zwingend vom Begünstigten (Arbeitgeber) und dem Projektmitarbeiter (Beschäftigten) vor der Abrechnung unterzeichnet werden.

Die Stellenbeschreibungen müssen nur mit der ersten Abrechnung der jeweiligen Stelle im Projekt eingereicht werden. Eine erneute Einreichung ist nur bei Anpassungen der Stellenbeschreibung notwendig.

Bei wesentlichen oder dauerhaften Änderungen mit Auswirkung auf die Abrechnung muss der deutsche Projektpartner die jeweilige Stellenbeschreibung anpassen, unterschreiben und zusätzlich vom Projektbeschäftigten unterzeichnen lassen. Diese geänderte Stellenbeschreibung ist der sächsischen Kontrollinstanz spätestens mit der von der Änderung betroffenen Abrechnung vorzulegen. Eine rückwirkende Änderung der Stellenbeschreibung ist nicht möglich.

Achtung: Unvollständige Stellenbeschreibungen können dazu führen, dass die betroffenen Personalkosten im Abrechnungszeitraum als nicht förderfähig anerkannt werden.

Stellenbeschreibung (Formular 64807, Version ab 11/24)

Zeitnachweis

Abrechnung von Personalkosten über Einheitssätze auf Stundenbasis durch deutsche Projektpartner

aktualisiert am 06.09.2024

Für Personal mit flexiblen monatlichen Arbeitszeitanteilen erfolgt die Abrechnung der Personalkosten auf Stundenbasis für tatsächlich geleistete Projektstunden. Deswegen muss für jeden Abrechnungsmonat ein Zeitnachweis geführt werden, in dem die geleisteten Stunden tagesgenau und getrennt nach projektbezogener und projektfremder Arbeitszeit sowie die Fehltage (Urlaub, Krankheit, tarifliche oder betriebliche Ruhetage etc.) dokumentiert werden, so dass im Zeitnachweis die monatliche Gesamtarbeitszeit des Beschäftigten ausgewiesen wird. Der Zeitnachweis ist zeitnah vom Begünstigten (Arbeitgeber) und dem Projektmitarbeiter (Beschäftigten) zu unterzeichnen.

Achtung: Unvollständige Zeitnachweise können dazu führen, dass die betroffenen Personalkosten im Abrechnungszeitraum als nicht förderfähig anerkannt werden.

Zeitnachweis (Formular 64808, Version ab 07/24)

Abrechnung von Sachleistungen durch deutsche Projektpartner

aktualisiert am 06.09.2024

Die unbezahlte freiwillige Arbeit ist auf Stundenbasis abzurechnen, daher muss für jeden Freiwilligen ein gesonderter Tätigkeitsnachweis für jeden Abrechnungsmonat geführt werden. Die Tätigkeiten sind ausführlich und nachvollziehbar tagesgenau zu beschreiben. Bitte beachten Sie, dass maximal 10 Stunden am Tag förderfähig sind und das die unbezahlte freiwillige Arbeit in Höhe des gesetzlich festgelegten Mindestlohns abgerechnet werden kann. Der Tätigkeitsnachweis ist zeitnah vom Begünstigten und dem Freiwilligen zu unterzeichnen.

Tätigkeitsnachweis (Formular 64814, Version ab 07/24)