Jak zgłaszać zmiany w projektach?
Zmiany w projektach
Podczas realizacji projektu może pojawić się potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie.
Regulacje dotyczące poszczególnych typów zmian, możliwości ich wprowadzania oraz ograniczeń, w tym limitów ilościowych, są opisane w podręczniku programu w rozdziale XI.4. Prosimy pamiętać o obowiązku każdego z partnerów projektu informowania kontrolerów o zmianach wprowadzonych w projekcie (wystarczy wzmianka we wniosku o płatność).
Poniżej znajdą Państwo informacje, w jaki sposób zgłaszać poszczególne typy zmian w programie Interreg Polska – Saksonia 2021 – 2027 do Wspólnego Sekretariatu. Zmiany zawsze zgłaszane są za pośrednictwem systemu CST2021 wyłącznie przez partnera wiodącego (PW), który wcześniej zbiera i koordynuje zmiany zgłaszane przez poszczególnych partnerów. Poniższe instrukcje są zatem przeznaczone dla PW w projekcie.
Zmiany porządkowe
O zmianie wystarczy poinformować w korespondencji w CST2021. Zgłoszenie nie wymaga wypełnienia formularza.
Jeśli zmiana ma pływ na treść danych dotyczących projektu w systemie CST2021 w którymkolwiek z bloków danych (np. adres partnera projektu), wówczas należy równocześnie utworzyć w systemie wniosek o zmianę, wprowadzić w nim zmianę porządkową i przesłać wniosek o zmianę w systemie do WS. Techniczne wskazówki dotyczące tworzenia i przesyłania wniosku o zmianę w CST2021 są przedstawione w rozdziale 6 instrukcji dot. CST2021 „Projekty”.
Zmiany techniczne
Zmiany techniczne nie wymagają formularza. Powinny być zgłoszone i krótko opisane w korespondencji. Równocześnie powinny być naniesione w budżecie projektu we wniosku o zmianę utworzonym i przesłanym do WS w systemie CST2021. Techniczne wskazówki dotyczące tworzenia i przesyłania wniosku o zmianę w CST2021 są przedstawione w rozdziale 6 instrukcji dot. CST2021 „Projekty”.
Uwaga: w roku kalendarzowym mogą zostać złożone maksymalnie 4 wnioski o zmiany techniczne.
Zmiany techniczne wymagają potwierdzenia ich przyjęcia do wiadomości przez WS. Wyrazem tego potwierdzenia jest informacja WS w korespondencji w odpowiedzi na informacje o zmianie i akceptacja przez WS wniosku o zmianę złożonego w systemie (jeśli zmiana tego wymagała).
- W ciągu roku kalendarzowego możliwe są 4 zmiany techniczne i 2 merytoryczne.
- Składanie wniosków o zmianę merytoryczną jest dopuszczalne co do zasady najpóźniej na trzy miesiące przed datą zakończenia realizacji projektu określoną w umowie o dofinansowanie.
Zmiany merytoryczne
Do wnioskowania o zmianę merytoryczną służy poniższy formularz.
-
docx 2 stron 270.38 KBdocx 2 stron 270.38 KB
Aby zgłosić zmianę merytoryczną trzeba podjąć następujące działania:
- Przygotować i podpisać wniosek o zmianę merytoryczną na ww. formularzu;
- Utworzyć w systemie CST2021 wniosek o zmianę (czyli kolejną wersję projektu) i nanieść w nim wszystkie zmiany ujęte w formularzu Wniosku o zmianę merytoryczną; Techniczne wskazówki dotyczące tworzenia i przesyłania wniosku o zmianę w CST2021 są przedstawione w rozdziale 6 instrukcji dot. CST2021 „Projekty”;
- Jeśli zmiany mają wpływ na treści załącznika I.1 Lista produktów i wskaźników projektu – konieczna jest aktualizacja załączników I.1 Lista produktów i wskaźników projektu – realizacja (w wersji dla poszczególnych partnerów oraz projektu); wszelkie zmiany wprowadzane są na wersji tego załącznika przystosowanej do raportowania; podstawą powinna być każdorazowo ostatnia obowiązująca wersja dla projektu i poszczególnych partnerów. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z opiekunem projektu w WS.
- Jeśli zmiany mają wpływ na treść innych załączników dołączanych do wniosku o dofinansowanie, także one wymagają aktualizacji. Dotyczy to w szczególności załączników obejmujących koszty personelu (I.2. I.3), planu komunikacji (I., koncepcji wykorzystania wyposażenia (I.5), koncepcji wykorzystania infrastruktury (C.1.3). W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z opiekunem projektu w WS.
Wszystkie dokumenty dotyczące zmiany (formularz, aktualizowane załączniki) powinny być dołączone do wniosku o zmianę (nowej wersji projektu) utworzonego w systemie. Wniosek o zmianę utworzony w systemie staje się dokumentem. Tworzenie i dodawanie załączników w systemie oraz ich dołączanie (dowiązywanie) do dokumentów jest opisane w rozdziale 8 instrukcji dot. CST2021 „Projekty”.
Uwaga: w roku kalendarzowym mogą zostać złożone maksymalnie 2 wnioski o zmiany merytoryczne.
Zatwierdzenie zmiany merytorycznej przez WS następuje poprzez akceptację wniosku o zmianę w systemie CST2021 oraz dołączenie do niego pisma z informacją o zatwierdzeniu zmiany.
Po potwierdzeniu zmiany przez WS partnerzy projektu mogą uwzględnić zmiany w swoich częściowych wnioskach o płatność i poinformować w nich o przeprowadzonej zmianie.
